În această perioadă a crescut numărul solicitărilor privind eliberarea pașapoartelor pentru minori.  Sunt frecvente situațiile în care cererile nu pot fi înregistrate nefiind îndeplinite condițiile legale privind autentificarea înscrisurilor.

Astfel, declarațiile privind acordul de eliberare a pașaportului simplu electronic și a pasaportului simplu temporar pentru minor (când părintele sau reprezentantul legal al minorului nu se poate prezenta în fața lucratorului de la ghiseu), precum și procura specială, trebuie să fie autentificate în țară de notarul public, iar în străinătate de misiunile diplomatice sau de oficiile consulare ale Romaniei, ori de autoritățile străine competente.

În această ultimă situație, înscrisurile autentificate de autoritățile străine care îndeplinesc condițiile legale de supralegalizare sau suprimare a cerinței de supralegalizare (după caz),  trebuie sa fie însoțite de o traducere legalizată (traducător autorizat de Ministerul Justiției). Traducerea documentului se face în integralitatea sa (inclusiv apostila).

Din necunoaștere sau din motive financiare, cetățenii prezintă la ghiseu documente care conțin legalizarea semnăturii declarantului și nu autentificarea înscrisului.

În acest context, în privința condițiilor ce trebuie să le îndeplinească un act pentru a fi considerat “autentificat” precizam că, potrivit dispozițiilor Legii nr. 36/1995 a notarilor publici și a activității notariale, republicată, autentificarea unui înscris presupune parcurgerea unei anumite proceduri constând, printre altele în: verificarea și identificarea părtilor, citirea înscrisului, exprimarea consimțământului acestora cu privire la conținutul actului, semnatura și data actului, elemente ce trebuie să se regăseasca în cuprinsul încheierii de autentificare.

Sunt situații inadmisibile în care notarul, cu toate că mentionează în încheiere elementele mai sus amintite, legalizează/autentifică semnatura și declară că nu-și asuma nicio responsabilitate în legatură cu conținutul înscrisului.

De aceea, recomandam varianta sigură a autentificării procurii speciale sau a declarațiilor necesare la misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României în străinătate.